wInner Front Office gère la facturation clientèle. Des numéros de factures sont générés, et le module des débiteurs suit et gère la facturation société ou carte de crédit. L’interface wInner IF Back Office Comptabilité permet d’envoyer toutes les données vers un système Back Office Comptable externe. Différentes options sont proposées par l’interface wInner IF Back Office pour Comptabilité, suivant les possibilités du système comptable :
- wInner IF permet de désactiver la module débiteurs. Ceci est le cas dans un scénario où wInner IF envoie toutes les factures vers le système Back Office Comptable qui gère en interne le suivi des factures et des débiteurs. Il est aussi possible d’envoyer toutes les factures vers le système Back Office Comptable tout en gardant le module débiteur de wInner FO actif. Dans ce scénario, le suivi et enregistrement des paiements des factures se feront dans les 2 systèmes.
- Les informations et données concernant les factures sont crées par wInner IF sur une base journalière en clôture de journée. Dans ce cas, un fichier structuré est créé et sauvegardé pour être incorporer dans le système Back Office Comptable. Ceci signifie par exemple, que pendant le week-end, plusieurs fichiers seront créés et/ou cumulés pour être traité le jour suivant.
- A côté du fichier ‘Factures’, wInner IF peut créer et envoyer un fichier ‘Règlement’. Ceci car les règlements ne sont pas nécessairement liés à une facture au moment du paiement. Ex. Les arrhes sont enregistrées sur la réservation avant l’arrivée des clients. Ou un client en long séjour peut vouloir régler une partie de sa note en cours de séjour, ceci créant des paiements avant l’établissement de la facture.
- Il est aussi possible d’envoyer les données de la balance financière vers un système Back Office Comptabilité sous la forme d’un journal. De cette manière wInner IF créera un journal par journée d’activité et sur base de chaque poste comptable existant sur la balance financière. Une table de référence croisée existe dans wInner IF afin de relier les comptes de la balance financière au compte mis en place dans le système Back Office Comptabilité.