wInner FO is ontworpen om aan de verschillende eisen van elke grootte van hotel
of hotelketen te voldoen en biedt de nodige hulpmiddelen en gereedschappen om uw bedrijf te laten functioneren met een grotere productiviteit en hogere winstmarges.
wInner FO is een krachtig en robuust systeem met uitgebreide functies die u toelaten de werking van uw hotel in grote mate te automatiseren. Het standaard pakket bevat modules voor reserveringen, front office, kasbeheer, debiteuren opvolging, housekeeping, technische dienst e.a. Alle gegevens kunnen opgevraagd worden door middel van meer dan 150 heldere rapporten.
Door zijn modulaire opbouw kan wInner FO op uw maat geconfigureerd worden. Afhankelijk van uw noden kunnen uitbreidingsmodules geactiveerd worden voor bijvoorbeeld het beheren van contingenten, arrangementen, commissiecontrole voor agenten enz...
Verder kan wInner FO worden uitgebreid met andere wInner programma’s zoals wInner C&B voor het beheer van uw feesten en seminaries, wInner POS als kassasoftware of wInner Stock voor een volledig beheer van bestellingen, leveringen en voorraad opvolging.
Daarnaast worden ook koppelingen aangeboden naar externe systemen zoals bv boekhoudpakketten , telefooncentrales, internetapplicaties e.a.
Met het vooruitstrevende “Touchscreen” ontwerp plaatst wInner FO letterlijk de beschikbare informatie binnen ‘handbereik’. Het opvragen van reserveringen, tarieven, kamerbeschikbaarheid e.a. worden op deze wijze kinderspel. Niet enkel een razendsnelle consultatie wordt hierdoor mogelijk, ook cruciale schermen zoals bijvoorbeeld voor facturatie of check-out zijn speciaal ontworpen om via Touchscreen gebruikt te kunnen worden. *een touch-scherm is niet verplicht.
Professionele Oplossing.
wInner FO is een volledige ‘Front- en Backoffice’ oplossing voor hotels, resorts en hotelketens. De software wordt geconfigureerd volgens uw specifieke noden en kan worden toegepast in eender welke grootte van netwerk of zelfs standalone.
wInner FO is ontwikkeld voor Microsoft Windows en biedt integratiemogelijkheden met Microsoft Office, wat onder meer rapportering in Word of Excel mogelijk maakt en u toelaat rechtstreeks vanuit de applicatie e-mails te verzenden naar uw gasten.
wInner maakt gebruik van een Microsoft SQL Server database. Deze professionele en robuuste database omgeving laat toe om een onbeperkt aantal gegevens te bewaren en via automatische back-up routines is de data steeds veilig en dit zonder dat de gebruikers hier enige hinder van ondervinden.
Tijdens implementatie van de software wordt een volwaardige opleiding georganiseerd en wInner FO wordt tenslotte 24 op 24, 7 dagen per week ondersteund door een professioneel helpdeskteam dat garant staat voor een optimaal gebruik van uw pakket.
Flexibel en efficiënt.
wInner FO biedt ongeziene configuratie mogelijkheden.
De inhoud van keuzelijsten die in het systeem worden gebruikt kunnen door Uzelf worden bepaald (bvb. marktcodes). Dit zorgt ervoor dat U statistieken op maat krijgt en de gebruikers kunnen snel werken door een eenvoudige keuze uit de lijsten te maken bij het reserveringsproces.
Het is ook mogelijk om te bepalen welke velden verplicht zijn of optioneel. Hierdoor kan U afdwingen dat bepaalde gegevens moet ingevuld worden alvorens men een reservering kan maken.
Zelfs de opmaak van de schermen kan worden aangepast.
Deze uitzonderlijke flexibiliteit laat u toe de efficiënte werking van uw departementen te optimaliseren en maakt van wInner FO de ideale oplossing die voor iedere grootte en type van hotel op maat kan worden ingezet.
Eenvoudig en gebruiksvriendelijk.
Bij het ontwerpen van wInner FO werd en wordt steeds naar onze klanten geluisterd. Deze raadgevingen gekoppeld aan onze eigen ervaringen als ex-hoteliers en de technische expertise van onze ontwikkelaars, maakten het mogelijk een systeem te ontwikkelen dat uitblinkt in eenvoud.
Dit streven naar gebruiksvriendelijkheid resulteert in een zeer intuïtief product dat snel kan worden aangeleerd, waardoor nieuwe werknemers op korte termijn het systeem onder de knie krijgen.
Klantgericht.
wInner FO staat garant voor een verbetering van de gastenservice en bijgevolg een verhoging van de gastentevredenheid.
Een uitgebreide klantenhistoriek maakt het mogelijk om terugkerende gasten te herkennen en hen onmiddellijk een persoonlijk service te bieden. Zo U kan de specifieke wensen en voorkeur van uw gasten bewaren zoals bijvoorbeeld kamertype, kamernummer, type krant e.a. Ook de gegevens van vorige verblijven zoals reservering details, extra’s, prijzen en zelfs facturen van vorige verblijven, alles is onmiddellijk beschikbaar.
Documenten bestemd voor de gast, zoals bevestigingsbrieven, rekeningen en facturen of herinneringsbrieven worden aangemaakt in de taal van de klant.
Ook de gebruiksvriendelijkheid van het systeem draagt bij de klantenservice te verhogen. Tijdens de check-in en check-out zijn met wInner FO de meest gecompliceerde scenario’s de eenvoud zelve. Het aanmaken van een bijkomende rekening, transfereren van kosten, rekeningen splitsen, facturatie naar bedrijf, of simpelweg het groeperen van kosten op de factuur, het wordt allemaal mogelijk met een paar handelingen.
Met wInner FO bezorgt U Uw medewerkers aan de receptie de juiste hulpmiddelen om zich zoveel mogelijk te kunnen concentreren op waar het U echt om gaat: gastenservice.
Reserveringen.
Of U nu reserveringen maakt voor een individuele gast, een evenement, een groep of bij voorbeeld een reisagent, wInner FO maakt gebruik van één enkel reserveringscherm. Dit maakt het zeer eenvoudig voor de gebruiker om het reservering- proces aan te leren.
Bij het maken van een reservering kan men een aantal zaken snel te kunnen nakijken: Is het een terugkerende gast? Welke kamers zijn beschikbaar voor de gewenste periode en aan welk tarief kunnen deze aangeboden worden? Zijn er speciale arrangementen beschikbaar? enz.
Al deze informatie is onmiddellijk beschikbaar met een absoluut minimum aan handelingen. Dit laat de reserveringsafdeling toe omsnel en correct te communiceren met uw klanten wat het professionele imago van Uw onderneming alleen maar ten goede komt.
Het kamerplan geeft U een volledig overzicht van de bezette kamers. Dit scherm is interactief en U kan van hieruit reserveringen maken, aanpassen, verslepen naar een andere kamer, het dossier ophalen enz. Dit steeds met de nodige automatische controles en eventuele beperkingen op toegelaten prijzen en/of kamertypes die U in het beheersgedeelte kunt instellen.
wInner FO bevat ook een krachtig hulpmiddel voor het beheer van een onbeperkt aantal mogelijke tarieven. Tarieven worden voorgeprogrammeerd voor bepaalde periodes en volgens bepaalde regels en restricties. Deze tarieven kan U dan koppelen aan een marktcode en / of bedrijfsprofiel. Deze codes worden eenmalig door U zelf bepaald in de parameters.
Bij het maken van een reservering, wordt na het kiezen van de marktcode en eventueel het bedrijf, de prijskeuze automatisch beperkt tot de tarieven die in relatie staan tot deze marktcode en evt. firma.
Dit mechanisme zorgt ervoor dat de gebruikers steeds de juiste prijskeuze te zien krijgen in functie van de vooropgestelde regels. Daarenboven kan U op deze wijze de omzet optimaliseren door via de tarief regels en restricties steeds de meest prijs interessante prijs beschikbaar te stellen.
Hoewel wInner FO dus toelaat zeer snel en eenvoudig een reservering te maken, voorziet het pakket ook in een grote waaier aan bijkomende functionaliteiten. Zo kunt U bij reservering reeds bepalen hoeveel rekeningen er voor een bepaalde gast nodig zullen zijn en welke onkosten er op welke rekening moeten komen, alsook de betaalwijze van iedere rekening bepalen. U kan voorschot aanvragen registreren, opvolgen en inboeken bij ontvangst. Via de Services uitbreidingsmodule kan U allerlei betalende (zoals bv extra bedden of parkeerplaatsen) en niet betalende (zoals bv ‘lit italienne’) extra’s mee reserveren. U kan kortingen toekennen, eventuele commissies bepalen, er is optiebeheer voor reserveringen, contingentenbeheer, u kan inkomende berichten voor uw gasten registreren enz...
Er is zelfs een functie waarbij U per reservering opvolgingstaken kan instellen (bvb. opvragen van een creditcard nummer voor een bepaalde datum, bestellen van bloemen voor de gast, reserveren van een tafeltje in uw eigen of een extern restaurant enz...) waarbij U bepaalt op welke datum U door het systeem een herinnering wenst te krijgen. Via dit mechanisme zal wInner FO de interne communicatie en organisatie van uw reservering- en receptiedepartement ten goede komen.
Ook groepen worden op zeer eenvoudige wijze behandeld. Bij het maken van de reservering kunt U binnen één groep meerdere kamertypes reserveren met een verschillend aantal personen per kamer, verschillende prijzen en zelfs verschillende aankomst- en vertrekdata. Desgewenst kan U meerdere namen koppelen aan één kamer en op voorhand bepalen welke onkosten door de leden van de groep worden betaald en welke op een globale factuur moeten komen. De namenlijst kan via een speciaal scherm snel worden ingebracht of U kan gebruik maken van onze importmodule waarbij U een door de klant ingevuld Excel bestand met één druk op de knop kan inlezen wat uiteraard heel wat tikwerk en -tijd bespaart.
Rapportering.
wInner FO bevat een groot aantal rapporten die U al de nodige informatie geven om uw bedrijf te beheren maar ook om met uw gasten te corresponderen.
Zo zijn er de nodige reserveringsdocumenten die men kan afdrukken of per email verzenden als Pdf bestand rechtstreeks vanuit de software. Deze worden in de taal van de gast aangemaakt zoals ook de pro-forma facturen of kamer lijsten voor uw groepsreserveringen. Voor de dagdagelijkse werking zijn er bijvoorbeeld de aankomsten- en vertrekkerlijsten, gastenlijsten enz. Het housekeeping rapport maakt het mogelijk om al de nodige informatie met de kamermeisjes te delen.
Maar wInner FO voorziet nog in veel meer dan dit: Aan de hand van meer dan 150 (!) professionele en heldere analyserapporten zijn de door U gewenste gegevens inzake historische en toekomstige bezetting, te verwachten en gegenereerde omzetten, ontvangsten enz. in een vingerknip beschikbaar. En mocht U toch (wat wij betwijfelen) dat ene rapport niet kunnen terugvinden dat onmisbaar blijkt binnen Uw organisatie, dan zullen wij graag onderzoeken of onze rapportontwikkelaars U een rapport op maat kunnen bezorgen.
Alle rapporten kunnen één per één afgedrukt worden, maar wInner FO laat ook toe een vaste set rapporten te programmeren om bij elke nachtafsluiting (of één keer per week of maand) automatisch geprint te worden, zodat bij aanvang van de dag alle door U gewenste informatie reeds op uw bureau klaar ligt.
Om overmatig papierverbruik tegen te gaan kunnen alle rapporten ook als Pdf-bestand geëxporteerd worden. Dit gebeurt bijvoorbeeld reeds automatisch voor elke factuur tijdens de nachtafsluiting zodat U ten allen tijde over een (ecologische) kopie van Uw officiële stukken beschikt.
Receptie & Facturatie.
Met wInner FO doet U de check-in van een gast met één actie. Volautomatisch wordt de Kamerzetel aangemaakt1, de telefoonlijn op de kamer geopend1, verwarming en dimlicht ingeschakeld1 en verschijnt een welkomstbericht op het Televi-siescherm1.
Opnieuw zijn speciale functies voorzien voor het beheer van groepen. Groepen via touroperators komen meestal aan op hetzelfde ogenblik wat voor een druktepiek aan de receptie kan zorgen. Met wInner FO kunt U alle kamers die tot de groep behoren in één keer inchecken.
Voor evenementen zoals trouwfeesten of conferenties komen de leden van de groep vaak afzonderlijk inchecken. Ook dit soort van groepen kan U met wInner FO makkelijk beheren. De kamers van de groep kunnen desgewenst immers één voor één of in deelgroepen worden geregistreerd.
Tijdens het verblijf worden de kamerprijs, het geboekte pakket en andere gereserveerde extra’s dagelijks en automatisch op de gastenrekening geboekt. Voor groepen kan men instellen of de facturatie globaal op één rekening dient te gebeuren dan wel voor elke gast afzonderlijk. Onkosten ter plaatse zoals telefoon1, minibarconsumptie1 of films worden in “real-time” bijgeboekt op de gasten rekening. Net als eventuele consumpties in de bar2 of het restaurant2. Door deze automatische facturatie mogelijkheden zorgt wInner FO enerzijds voor een pak minder administratief werk aan de receptie en anderzijds biedt het U als hotelier de garantie dat de door de gast gemaakte onkosten hem ook effectief zullen worden aangerekend.
Zijn er alsnog extra onkosten bij te boeken, dan voorziet wInner FO in een gebruiksvriendelijk facturatie scherm. Via deze weg kan men kosten inboeken maar ook correcties maken, boekingen naar andere rekeningen transfereren, betalingen boeken en zowel een tussentijdse rekening als definitieve factuur (voorzien van Uw hotel logo) kunnen opgemaakt worden.
Voor groepen is een functie voorhanden om alle leden van een groep die geen extra’s op hun rekening hebben staan in één beweging uit te checken. Daarnaast kan men op de kamerlijst van een groep in een oogopslag zien welke kamers extra kosten dienen te betalen.
Voor de opvolging van niet contant betaalde facturen biedt wInner FO U een krachtige debiteuren module. U kan zelf de herinneringsbrieven opstellen met 4 verschillende aanmaningsniveaus, uiteraard in de verschillende talen. Hulpmiddelen zoals gedetailleerde rapportering op openstaande facturen (met indicatie van de ouderdom van de factuur), de mogelijkheid om een duplicaat aan te maken van de factuur en het kunnen instellen van kredietlimieten en kredietperiodes laten U toe ten allen tijde 100% controle uit te oefenen op de nog te ontvangen betalingen van uw bedrijf.
(1) is onderhevig aan de geïnstalleerde koppelingen (interfaces).
(2) indien U over wInner POS beschikt of een koppeling naar een extern product.
Betrouwbaar en kostenbesparend.
wInner FO biedt uitgebreide een flexibele facturatie mogelijkheden. Het boeken van onkosten en betalingen wordt uitgevoerd via een boekingsmenu dat veel weg heeft van een eenvoudig kassascherm. Dit scherm kan volledig naar uw wensen worden ingesteld. U bepaalt zelf welke boekingsknoppen U wenst te gebruiken. In de parametrage worden de omzetrekeningen en daaraan gerelateerde btw percentages aan de knoppen gekoppeld. Uw gebruikers dienen dus geen complexe lijsten met boekingscodes en btw-tarieven te onthouden. Met één druk op de knop boeken zij de gewenste bedragen snel en eenvoudig.
wInner FO bevat een krachtige module voor omzet en betalingsbeheer. Iedere financiële trasactie (omzet boeken, betalingen enz.) wordt op de achtergrond in detail bewaard en weggeschreven op een gedetailleerde financiële balans (netjes opgesplitst in netto omzetten, btw bedragen, betalingen e.a.). Op de facturen wordt een correcte btw uitsplitsing berekend en het is mogelijk er voor zorgend dat U niet langer tijd dient te verliezen met het uitschrijven BTW briefjes.
Integratie met de boekhouding is mogelijk waarbij wInner FO de facturen klaarzet voor import in de boekhouding1. U kan hierdoor belangrijke kosten besparen want U dient niet langer een boekhouder te betalen om de facturen manueel in de boekhouding over te nemen.
(1) is onderhevig aan de geïnstalleerde koppelingen (interfaces).
Housekeeping & Technische dienst.
wInner FO bevat ook een housekeeping module waarmee U de kamer-status (proper, vuil, geblokkeerd, in onderhoud enz...) kan beheren. De housekeeping afdeling heeft rechtstreeks toegang tot deze kamer status en kan zelf de kamers als proper melden. Via een optionele koppeling naar de telefooncentrale kunnen de kamermeisjes de kamerstatus zelf wijzigen via het telefoontoestel op de kamer waardoor de receptie op elk ogenblik kan consulteren welke kamers reeds vrijgegeven zijn.
wInner FO laat ook toe om prognoses te maken van de te verwachten arbeid voor de housekeeping afdeling op basis van de reserveringen voor de komende dagen en de door U op voorhand bepaalde tijd om een kamer(-type) te poetsen. Iedere dag zorgt het housekeeping rapport voor een gedetailleerde weergave van te poetsen kamers (blijvers en vertrekkers) en de nodige services zoals babybedjes, extra bedden of twin opstelling voor de aankomsten.
De beschikbare technische dienst module laat elke gebruiker toe problemen in kamers of openbare ruimtes te rapporteren en consulteren.
Op deze wijze ontvangt de technische een gedetailleerde takenlijst en agenda en kan ook problemen die verholpen zijn als dusdanig inbrengen..
Zo laat wInner FO de receptionisten toe om op elk moment van de dag Uw gasten “up to date” te houden omtrent de status van de eerder door hen gerapporteerde problemen.
Sales & Marketing.
wInner FO verzamelt alle ingebrachte gasten- gegevens bij reservatie en bouwt hiermee een onmisbare klanten database voor sales en marketing doeleinden.
Deze databank omvat adresgegevens van gasten, bedrijven of reisagenten, maar ook gecentraliseerde reserveringsinformatie zoals prijzen, omzetten en overnachtingen, marktsegmentering, oorsprong van de reserveringen en nog veel meer.
Deze zeer nuttige gegevens kunnen via meerdere rapporten opgevraagd en geanalyseerd worden op verschillende criteria zoals bijvoorbeeld nationaliteit of minimum omzetten.
De corresponderende adresgegevens kunnen naadloos geëxporteerd worden naar Excel en/of aangewend worden voor mailings en het afdrukken van etiketten.
Internet Reserveringen.
wInner FO kan worden uitgebreid met de wInner Booking Engine, een Internet toepassing die op uw eigen website geplaatst kan worden. Deze software laat bezoekers van uw website toe om reserveringen te maken die rechtstreeks zullen ingelezen worden in uw wInner FO pakket. Er wordt onder meer voor een automatische bevestigingsmail gezorgd, er is beheer van beschikbaarheid, tarieven met regels en restricties enz...
wInner FO koppelt ook naar channel management toepassingen van waaruit U al uw Internet boekings-sites gecentraliseerd kan beheren. Via deze applicaties kan U beslissen hoeveel kamers (en tegen welke voorwaarden) U beschikbaar stelt op de verschillende kanalen waarop U bent ingeschreven. Zodra er een reservering gemaakt wordt op één van die boekingssites, wordt de beschikbaarheid op alle sites aangepast, en zal de reservering onmiddellijk en rechtstreeks worden ingelezen in Uw wInner FO pakket.
Uitbreiding met Modules.
Het standaardpakket wInner FO kan worden uitgebreid met verschillende extra modules.
De module voor benodigdheden biedt de mogelijkheid tot het reserveren van ieder soort dienst of artikel die Uw klant wenst. Per dienst kan een inventaris worden bijgehouden bijvoorbeeld voor extra bedden of parkeerplaatsen. Per artikel kan U ook een prijs bepalen en deze wordt automatisch op de gastenrekening geboekt.
De module voor reisagenten biedt de mogelijkheid om commissiebedragen op te volgen: klopt de maandelijkse commissiefactuur die U van de reisagent ontvangt wel?
De module voor pakketten biedt de mogelijkheid om arrangementen op voorhand te definiëren met verschillende omzetbedragen en -soorten op verschillende dagen. Op de factuur wordt echter maar één lijntje getoond aan de gast.
De module voor bungalow beheer laat toe om voor eigenaren van bungalows facturen te genereren per bungalow, vakantiehuisje of caravan. Naast registratie van de omzetten uit verblijf kunnen ook de gemaakte onkosten voor onderhoud per bungalow ingeboekt worden.
De module voor contingenten laat toe het contractuele aantal kamers te blokkeren en bij te houden hoeveel kamers nog voor vrije verkoop beschikbaar zijn.
Uitbreiding met andere wInner modules.
Alle wInner producten gebruiken één centrale geïntegreerde database en vormen zo één volledige oplossing voor Hotel, Conference & Banquets, Voorraad beheer en zelfs Uw POS Kassa’s. Inderdaad, zelfs het wInner kassa systeem kan als één geïntegreerd geheel van wInner FO worden geïmplementeerd hetgeen ons uniek maakt in de branche. Zo kan U bij check-out met één druk op de knop het detail van een barnota opvragen en uitdraaien. Deze volledige integratie betekent één enkel platform voor de automatisering van alle hotel departementen en zorgt bijgevolg voor besparingen in hardware, software en opleiding. Met de geïntegreerde database hoeven hotels niet langer interfaces in te schakelen om data uit te wisselen tussen hun verschillende systemen. Uw mensen beschikken over dezelfde centrale informatie voor inventaris, prijzen, klantenhistorieken en veel meer.
Uitbreiding met Interfaces.
wInner FO is een open systeem en biedt zodoende de mogelijkheid om andere technologieën te koppelen zoals telefoon centrales, PayTV syste-men, minibar, boekhouding, domotica systemen en nog veel meer.
Deze doorgedreven uitbreidingsmogelijkheden betekenen ook doorgedreven kostenbesparingen (daar men tijdrovend manueel werk automatiseert) en belangrijke omzetverhogingen (door de garantie dat de kosten correct worden doorgeboekt naar de klantenrekening).
Tenslotte zorgen deze interfaces ook voor een verhoging van de klantenservice door bv het versturen van welkomstberichten na check-in, het aanbieden van rekeningconsultatie en express check-out functies via de tv in de kamer of door het aanknippen van de lichten en aanzetten van de airconditioning via een domoticakoppeling.