wInner Conference & Banquets staat garant voor een degelijke en correcte organisatie van evenementen, seminaries e.a. U kunt zich dus toespitsen op de gast en het goede verloop van de activiteiten, met tevreden klanten als gevolg.
wInner Conference & Banquets (CB) werd ontworpen om ieder aspect van de banket afdeling op een snelle en efficiënte wijze te beheren. wInner C&B maakt reserveringen, het beheer van materialen en diensten alsook de facturatie erg eenvoudig. Alle informatie is overal in het systeem toegankelijk. Aangezien wInner C&B volledig geïntegreerd kan worden in het hotel systeem, heeft iedere afdeling toegang tot de evenement reserveringen en zelfs ’last-minute’ aanpassingen zijn onmiddellijk beschikbaar voor iedereen. wInner C&B vereenvoudigt het beheer van het kleinste evenement met één zaal, tot en met grote complexe evenementen met meerdere zalen, hotelkamers, materialen, menu’s en locaties.
Eén oplossing
wInner C&B is een gebruiksvriendelijk software systeem dat al de aspecten automatiseert van verkoop en offerte, contracten, reserveringen & agenda's tot facturatie en debiteuren opvolging.
wInner C&B werd ontworpen voor het gebruik als een alleenstaand pakket of als een volledig geïntegreerde module binnen het wInner Front Office systeem.
In dit laatste scenario hebben de verschillende afdelingen toegang tot al de informatie. Zo heeft bijvoorbeeld de banket afdeling rechtstreeks inzage in de hotel beschikbaarheid en kunnen zalen en kamers onmiddellijk worden bevestigd aan de klant. Dankzij deze integratie worden hotelkamers, zalen, materialen enz. in één enkel dossier gereserveerd.
Intelligent wInner C&B gebruikt een interactief intelligent zalenplan. De volledige activiteit van de vergaderzalen is zichtbaar op één enkel scherm en via filter opties kunt U dit verfijnen voor bepaalde zalen, evenementen of activiteiten.
Het reserveren van een zaal is zo simpel als met de muis een lijntje trekken op het zalenplan gevolgd door het invullen van de details. Zalen kunnen gereserveerd worden per minuut, en binnen één reservering kan men per zaal bepalen of deze in optie is of bevestigd.
Hetzelfde gebruiksvriendelijke scherm wordt toegepast voor het reserveren van diensten en materialen, en controle op de inventaris gebeurt automatisch. Speciale ‘gemeenschappelijke’ zalen of ruimtes laten U toe om meerdere activiteiten te boeken in één enkele zaal. Bijvoorbeeld, een centrale lobby waar men voor verschillende evenementen de koffiepauze organiseert.
Niets vergeten? wInner C&B bewaard voor ieder evenement een gedetailleerde agenda waarin de activiteiten van de klant staan, maar waarin U ook interne activiteiten kan ingeven en opvolgen.
Deze agenda kan worden afgedrukt voor de klant, maar doet tegelijk ook dienst al opvolgingsmechanisme voor interne taken. U kan de agenda beheren voor één enkel evenement, maar ook voor de hele activiteit, voor een hele dag, of per afdeling. U hebt te allen tijde de touwtjes in handen en taken worden correct en tijdig uitgevoerd, met een tevreden klant als gevolg.
Iedereen werkt samen... Al de informatie is beschikbaar doorheen het hele hotel systeem waardoor iedere afdeling nauw kan samenwerken.
De reserveringsafdeling en receptie behandelen bijvoorbeeld de boekingen voor hotelkamers terwijl de banketafdeling zich ontfermt over het boeken van zalen, maaltijden, materialen, agenda’s... Op het einde van het evenement behandelt de receptie het boeken en factureren van de geleverde diensten en goederen.
Geen verassingen wInner C&B zorgt voor al de nodige documenten die U nodig heeft om met succes te verkopen. Nauwkeurige en duidelijke offertes, agenda’s en bevestigingsbrieven alsook contracten kan U rechtstreeks vanuit wInner C&B aanmaken. Al de informatie van de reservering wordt op deze documenten overgenomen.
Deze documenten kunnen volledig volgens uw noden worden ingesteld en informatie zoals ‘algemene verkoopsvoorwaarden’ alsook een begeleidende brief kunt U zelf bepalen.
Indien U met toeleveranciers werkt voor bepaalde diensten of materialen, kan wInner C&B automatisch de bestelbon aanmaken per leverancier. Eenmaal de evenement reservering werd bevestigd, kunt U met één muisklik deze bestelbonnen afdrukken.
Diensten & Materialen Met wInner C&B kunt U een lijst aanleggen van diensten, materialen of maaltijden die U verkoopt. Deze worden voorgeprogrammeerd met gegevens zoals prijs, inventaris (optioneel: bvb 10 flipcharts..), boekingsinformatie, verantwoordelijke afdeling, leverancier enz. Bij het maken van de reservering, kan de gebruiker uit deze lijst kiezen om die aan de reservering te koppelen. Indien van toepassing, wordt op dat ogenblik ook de inventaris gecontroleerd. Gedurende de afsluiting, worden de benodigdheden desgewenst automatisch op de klantenrekening geboekt.
Heldere rapporten Met wInner C&B heeft U een uitgebreide reeks rapporten ter beschikking om het beheer van uw bedrijf te vereenvoudigen.
Deze omvatten een gedetailleerd functieblad, zelfs per afdeling, agenda rapporten voor interne opvolging of voor de klant. Weeklijsten geven een duidelijk beeld van al de geplande activiteiten. Dankzij de activiteit rapporten per afdeling wordt de opvolging van de verschillende taken de eenvoud zelf.
Historische en statistische rapporten laten U toe om de prestaties van uw bedrijf te analyseren en de kosten onder controle te houden. De prognose rapporten geven U dan weer de mogelijkheid om in te spelen op de toekomst en om de marketing activiteiten af te stellen op de juiste doelgroepen.
Automatische facturatie wInner C&B heeft een hele reeks functies aan boord om de rekening van de klant bij te houden gedurende het verloop van het evenement.
Door gebruik te maken van arrangementen en benodigdheden wordt de rekening automatisch opgebouwd. Zaalhuur, diensten, maaltijden, kamers ... worden tijdens de dagafsluiting automatisch op de gastenrekening geboekt. Op deze wijze verliest U geen tijd om kosten, bonnen en rekeningen te controleren op het einde van elk evenement.