wInner FO est un système professionnel de gestion hôtelière conçu spécialement pour répondre aux besoins des hôtels et chaînes hôtelières, quelle que soit leur taille. Il permet de renforcer leur productivité, leur efficacité et leur rendement
Grâce à sa puissance et à ses fonctions avancées, wInner FO permet d’automatiser dans une large mesure le fonctionnement de votre hôtel. Les fonctions de base comprennent des modules pour la réservation, la réception, la caisse, le suivi des débiteurs, le service gouvernante, les services techniques, etc. Toutes les données peuvent être visualisées par le biais de plus de 150 rapports clairs.
Grâce à son interface modulaire, wInner FO peut être configuré à votre mesure. Des modules d’extension peuvent être activés selon vos besoins, par exemple pour la gestion des contingents, les forfaits, le contrôle des commissions agence, etc.
wInner FO peut également être complété par d’autres programmes wInner comme wInner C&B pour la gestion de vos événements et séminaires, wInner POS (logiciel de caisse) ou wInner Stock pour une gestion intégrale des commandes, des livraisons et un suivi des stocks.
Des liens (Interfaces) sont également possibles avec des systèmes externes tels que la comptabilité, les centrales téléphoniques, systèmes de clé, les applications Internet, etc.
Avec son concept avant-gardiste « Ecran Tactile »*, wInner FO met littéralement les informations à portée de main. L’affichage des réservations, des tarifs, de la disponibilité de chambres, etc. devient ainsi un jeu d’enfant. Ce système permet une consultation rapide et les écrans de base tels que la facturation ou le check-out ont également été tout spécialement conçus pour être utilisés via l’écran tactile.
* écran tactile facultatif.
Une solution professionnelle.
wInner FO est une solution « Front- et Backoffice » complète pour les hôtels et chaînes hôtelières. Le système est configuré selon vos besoins spécifiques et s’adapte à tout réseau, quelle qu’en soit la taille, ou fonctionne de manière autonome.
wInner FO a été conçu pour Microsoft Windows et offre une possibilité d’intégration avec Microsoft Office, ce qui permet notamment la création de rapports sous format Word ou Excel et vous permet d’envoyer directement des e-mails à votre clientèle à partir de l’application.
wInner utilise une base de données Microsoft SQL Server. Cet environnement de base de données professionnel et robuste permet de conserver un nombre illimité de données et, grâce à la sauvegarde automatique, les données sont en permanence enregistrées, sans que les utilisateurs en soient incommodés.
Une formation complète est prévue lors de la phase de mise en œuvre du logiciel et wInner FO offre un service d’aide professionnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 : la garantie d’une utilisation optimale de votre formule.
Flexibilité et efficacité.
wInner FO offre des possibilités de configuration jamais égalées.
Vous pouvez déterminer le contenu des listes de choix utilisées dans le système (par ex. les codes marchés). Cette option vous fournit des statistiques sur mesure et permet aux utilisateurs de travailler rapidement grâce à un choix de listes facile au cours du processus de réservation.
Il est également possible de déterminer quels champs sont obligatoires ou facultatifs. Ce mécanisme permet dei rendre la saisie de certaines données obligatoire avant la confirmation d’une réservation. Même la mise en page des écrans peut être adaptée.
Cette flexibilité exceptionnelle vous permet d’optimiser l’efficacité de vos départements et fait de wInner FO la solution idéale, adaptée sur mesure à tout hôtel, quelle qu’en soit la taille et le type.
Simplicité et convivialité.
La consultation de nos clients a été un élément clé de la conception de wInner FO et elle l’est encore à ce jour. Les conseils formulés, de même que notre propre expérience en tant qu’anciens hôteliers et l’expérience technique de nos concepteurs ont permis de mettre au point un système d’une grande simplicité.
Cette recherche de convivialité a abouti à un produit très intuitif, facile à maîtriser et auquel les nouveaux collaborateurs peuvent rapidement se familiariser.
Le client est roi.
wInner FO améliore le service à la clientèle et, partant, la satisfaction des clients.
Un historique détaillé de vos clients vous permettra de les reconnaître à leur retour et de leur offrir immédiatement un service personnalisé. Vous pouvez ainsi conserver les demandes spécifiques et les préférences de vos clients, comme le type ou le numéro de chambre, le type de journaux, etc. Les informations relatives aux séjours antérieurs comme les détails des réservations, les extras, les prix et même les factures sont disponibles sur-le-champ.
Les documents destinés aux clients, tels que les lettres de confirmation, les notes et les factures ou les lettres de rappel peuvent être rédigés dans la langue du client.
La convivialité du système améliore également le service à la clientèle. Lors de l’arrivée et du départ des clients, wInner FO simplifie même les cas les plus complexes. La réalisation d’une facture supplémentaire, le transfert de frais, la division de notes, la facturation au nom d’une société, ou tout simplement le regroupement de frais sur la facture, toutes ces opérations se font en quelques manipulations seulement.
Avec wInner FO, vous mettez à la disposition de vos réceptionnistes les outils appropriés afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qui vous intéresse réellement : le service à la clientèle.
Réservations.
Qu’il s’agisse d’une réservation pour un client, un événement, un groupe, une agence de voyage, wInner FO utilise un écran de réservation unique. Ceci simplifie la familiarisation avec la procédure de réservation.
Lors du processus de réservation, il est possible de contrôler une série d’éléments : s’agit-il d’un client connu ?
Quelles chambres sont disponibles pour la période souhaitée et quels sont les tarifs possibles ? Un forfait spécial est-il disponible ? etc.
Toutes ces informations sont disponibles immédiatement, avec un minimum de manipulations. Ceci permet au département « réservations » de communiquer rapidement et correctement avec vos clients, ce qui ne peut que renforcer le professionnalisme de votre société.
Le plan vous donne un aperçu global de l’occupation des chambres. Cet écran est interactif et vous pouvez y réaliser ou modifier une réservation, passer à une autre chambre, sélectionner un dossier, etc. Le tout avec les contrôles automatiques nécessaires et avec les limitations éventuelles que vous pouvez déterminer dans la section « gestion » pour les prix et/ou les types de chambres.
wInner FO comprend également un outil puissant pour la gestion d’un nombre illimité de tarifs. Ceux-ci sont préprogrammés pour des périodes déterminées et selon des règles et limitations spécifiques. Vous pouvez associer ces tarifs à un code marché et/ou un profil d’entreprise. Vous ne devez paramétrer ces codes qu’une seule fois.
Lors d’une réservation, après la sélection du code marché et éventuellement de l’entreprise, le choix de prix est automatiquement limité aux tarifs liés à un code marché et éventuellement à une entreprise.
Grâce à ce mécanisme, les prix proposés aux utilisateurs sont toujours déterminés en fonction des règles préétablies. Vous pouvez par ailleurs optimiser vos recettes en mettant toujours à disposition le prix le plus intéressant au moyen de règles de tarification et de restrictions en la matière.
Pendant que wInner FO permet d’effectuer des réservations en toute rapidité et en toute simplicité, cette formule prévoit également un large éventail de fonctionnalités supplémentaires. Lors de la réservation, vous pouvez ainsi déterminer combien de notes seront nécessaires pour le client et quelles dépenses doivent être affichées sur quel compte, de même que le mode de paiement de chaque compte. Vous pouvez enregistrer les demandes des arrhes, les suivre et les pointer dès réception. Le module d’extension ‘Accessoires’ permet de réserver toutes sortes d’extras payants (comme les lits supplémentaires, les emplacements de parking) et non payants (comme le « lit à l’italienne »). Vous pouvez octroyer des réductions, fixer d’éventuelles commissions, il existe une gestion des options pour les réservations, la gestion des contingents, vous pouvez enregistrer les messages entrants destinés à vos clients, etc.
Une fonction permet également de créer, par réservation, des tâches de suivi (par ex. la demande d’un numéro de carte de crédit pour une date déterminée, la commande de fleurs pour le client, la réservation d’une table dans votre restaurant ou un établissement extérieur, etc.). Vous déterminez ainsi à quelle date vous souhaitez recevoir un rappel du système. Grâce à ce mécanisme, wInner FO améliorera la communication et l’organisation internes de vos départements « réservations » et « réception ».
La gestion des groupes est également des plus simples. Lors de la réservation, vous pouvez attribuer plusieurs types de chambres à un seul groupe avec un nombre différent de clients par chambre, différents prix et même différentes données d’arrivée et de départ. Vous pouvez sur demande associer différents noms à une seule chambre et prédéterminer les dépenses à payer par les membres du groupe et celles à imputer à la facture globale. La liste des noms peut être composée rapidement grâce à un écran spécial ou vous pouvez faire usage de notre module d’importation pour lire en un seul clic un ficher Excel rédigé par le client. Un réel gain de temps pour l’encodage.
Création de rapports.
wInner FO comprend une vaste panoplie de rapports, qui vous fournissent toutes les informations nécessaires à la gestion de votre société et à la correspondance avec vos clients.
Les documents de réservation nécessaires peuvent ainsi être imprimés ou envoyés par e-mail depuis le logiciel sous format .pdf. Ils sont affichés dans la langue du client, à l’instar des factures pro-forma et des listes de chambres pour vos réservations de groupes. La gestion quotidienne est notamment facilitée entre-autres par les listes d’arrivée et de départ. Le rapport « Gouvernante » permet de partager toutes les informations nécessaires avec les femmes de chambre.
Mais wInner FO va encore bien plus loin: plus de 150 (!) rapports d’analyse professionnels et clairs vous mettent à portée de main les données souhaitées concernant les occupations antérieures et à venir, le chiffre d’affaires prévu et généré, les recettes. Et si, par hasard, ce dont nous doutons, un rapport indispensable reste introuvable, nous vérifierons volontiers si nos concepteurs de rapports sont en mesure de vous transmettre un rapport sur mesure.
Tous les rapports peuvent être imprimés un à un, mais wInner FO permet également de préprogrammer quels rapports doivent être imprimés à chaque clôture (ou une fois par semaine ou par mois), de sorte que toutes les informations que vous désirez vous attendent sur votre bureau dès le lendemain matin.
L’exportation de tous les rapports au format .pdf permet d’éviter une consommation démesurée de papier. Ceci peut se faire automatiquement pour chaque facture lors de la clôture nocturne, de sorte que vous disposez en tout temps d’une copie (écologique) de vos documents officiels.
Réception et facturation.
Avec wInner FO, vous procédez à l’enregistrement des clients en un seul clic. La création de la clé1, l’ouverture de l’extension téléphonique1, l’enclenchement du chauffage et des lumières1 et l’affichage d’un message d’accueil sur l’écran de télévision sont entièrement automatiques1.
Des fonctions spécifiques sont à nouveau prévues pour la gestion des groupes. Les groupes organisés par les ‘Tour opérateurs’ arrivent en général en même temps et peuvent créer une surcharge de travail pour la réception. Avec wInner FO, vous pouvez enregistrer en un seul clic toutes les chambres attribuées à ce groupe.
Pour les événements tels que les mariages ou les conférences, les hôtes arrivent souvent séparément. Dans ce cas également, wInner FO vous permet de les enregistrer très facilement. Les chambres du groupe peuvent à la demande être enregistrées les unes indépendamment des autres ou une à une.
Lors du séjour, le prix des chambres, la formule réservée et les autres frais sont enregistrés quotidiennement et systématiquement sur le compte clients. Pour les groupes, il est possible de déterminer si la facturation doit se faire de manière globale sur un seul compte ou de manière individuelle pour chaque client. Les dépenses telles que le téléphone1, le mini-bar1 ou les films sont ajoutées en temps réel à la note du client. Tout comme les éventuelles consommations au bar2 ou au restaurant2. Grâce à ces possibilités de facturation automatique, wInner FO permet de réduire considérablement les tâches administratives à la réception et vous offre en tant qu’hôtelier la garantie que les dépenses des clients leur seront bien comptabilisées.
Pour l’enregistrement éventuel de dépenses supplémentaires, wInner FO prévoit un écran de facturation convivial. Il est possible d’enregistrer les dépenses mais aussi d’y apporter des modifications, de transférer des dépenses vers un autre compte, d’enregistrer les paiements et de dresser une facture intermédiaire ou définitive (munie du logo de votre hôtel).
Pour les groupes, une fonction permet d’enregistrer le départ en un seul clic de tous les membres d’un groupe qui n’ont pas des extras à régler. Il est par ailleurs possible de visualiser en un clin d’œil sur la liste des chambres d’un groupe si des extras sont à régler.
Pour le suivi des factures payées non comptant, wInner FO vous propose un module débiteurs puissant. Vous pouvez créer vos propres lettres de relance avec 4 niveaux d’avertissements différents, le tout bien évidemment en plusieurs langues. Vous contrôlez systématiquement les versements en attente de votre société grâce aux outils tels que la création de rapports détaillés des factures ouvertes (avec mention de la date de la facture), la possibilité de créer une copy de la facture et de définir des limites de crédit et des périodes de crédit.
Fiabilité et gain financier.
wInner FO offre des possibilités de facturation étendues et flexibles. La facturation et l’encaissement s’effectuent à partir d’un menu d’enregistrement fort semblable à un simple écran de caisse enregistreuse. Cet écran peut être entièrement configuré selon vos préférences. Vous déterminez quels boutons d’enregistrement vous souhaitez utiliser. Dans les paramètres, les comptes revenus ainsi que les taux TVA sont préprogrammée et associés aux différents boutons de facturation a l’écran. Vos utilisateurs ne doivent donc pas mémoriser de listes complexes de codes de facturation et de taux de TVA. En un seul clic, les montants désirés sont facturés de manière simple et rapide.
wInner FO comprend un module puissant pour la gestion des recettes et des paiements. Le détail de transaction financière (enregistrement des recettes, paiements, etc.) est conservée et sauvegardé sur un bilan financier complet (clairement ventilé en chiffre d’affaires net, taux de TVA, paiements, etc.). La ventilation correcte de la TVA apparaît clairement sur les factures et vous ne devrez plus perdre de temps à rédiger vos notes-reçus TVA.
L’intégration avec la comptabilité est possible et permet à wInner FO de préparer l’importation des factures dans la comptabilité1. Vous pourrez ainsi épargner des frais considérables puisque vous ne devrez plus payer un comptable pour enregistrer manuellement les factures.
(1) en fonction des ‘Interfaces’ installés.
Gouvernante et service technique.
wInner FO comprend également un module « Gouvernante » pour la gestion du statut des chambres (propres, sales, bloquées, nettoyage en cours, etc.). Le département « Gouvernante » a un accès direct à ce statut des chambres et peut signaler les chambres une fois prêtes. Un lien (interface) optionnel vers la centrale téléphonique permet aux femmes d’ouvrage de modifier le statut des chambres via le téléphone dans la chambre, ce qui permet à la réception de consulter à tout moment la liste des chambres déjà libérées.
Avec wInner FO, il est également possible de planifier la charge de travail prévue pour le département « gouvernante » basée sur les réservations des jours à venir et du temps que vous aurez préétabli pour le nettoyage d’une chambre (type de chambre). Le rapport Gouvernante fournit un compte rendu journalier des chambres à nettoyer (séjours en cours et départs) et des services requis avant les arrivées tels que les lits bébés, les lits supplémentaires ou les lits jumeaux.
Le module « service technique » permet à tout utilisateur de déclarer et de consulter les problèmes liés aux chambres ou espaces publics.
Le service technique dispose ainsi d’une liste détaillée des tâches et d’un agenda et peut signaler les problèmes résolus.
Grâce à wInner FO, les réceptionnistes peuvent à tout moment informer vos clients du statut des problèmes signalés.
Ventes et marketing.
wInner FO rassemble toutes les informations relatives à vos clients encodées lors de la réservation et les intègre dans une précieuse base de données clients à des fins commerciales et ‘marketing’.
Dans cette base de données sont stockées les coordonnées de vos clients, sociétés ou agences de voyage, mais également des informations de réservation centralisées, telles que les prix, les chiffres d’affaires, les nuitées, la segmentation du marché, l’origine de la réservation, et bien plus encore.
Ces précieuses informations peuvent être visualisées par le biais de plusieurs rapports et analysées selon une série de critères tels que la nationalité ou le chiffre d’affaires minimum.
Les coordonnées correspondantes peuvent être exportées sans problème vers Excel et/ou utilisées pour les mailings et l’impression d’étiquettes.
Réservation en ligne.
wInner FO peut être étendu avec wInner Booking Engine, une application Internet qui peut être placée sur votre propre site web. Ce logiciel permet aux visiteurs de votre site de faire des réservations confirmés, qui seront directement intégré dans le système wInner FO. La solution offre entre autres une confirmation automatique par email, de même qu’un système de gestion des disponibilités et des tarifs, l’application des règles et limitations on niveau tarifs, etc.
wInner FO se combine également aux applications ‘Channel Management’, grâce auxquelles vous pouvez gérer de manière centralisée tous vos sites de réservation en ligne. Grâce à ces applications, vous décidez combien de chambres (et à quelles conditions) vous mettez à disposition sur les différents canaux Internet auxquels vous êtes inscrit. Dès qu’une réservation est effectuée sur l’un des sites de réservation, la disponibilité est adaptée sur l’ensemble des sites et la réservation est immédiatement et directement introduite dans votre système wInner FO.
Extension par modules.
La formule standard wInner FO peut être complétée par différents modules supplémentaires.
Le module « Accessoires » permet de réserver tout type de services ou articles que désire le client. Il est possible de dresser un inventaire par service, par exemple pour les lits supplémentaires ou les emplacements de parking. Vous pouvez également fixer un prix par article, et celui-ci sera automatiquement comptabilisé sur la facture du client. Le module « Agents de voyage » permet de suivre les montants des commissions : la facture mensuelle des commissions envoyée par votre voyagiste est-elle correcte ?
Le module « Forfaits » offre la possibilité de prédéfinir les forfaits à l’aide de différents montants et types de chiffres d’affaires pour différents jours. Sur la facture client, le forfait se présente toutefois sur une seule ligne.
Le module destiné à la gestion des bungalows permet aux propriétaires de ceux-ci de générer des factures par bungalow, maison de vacances ou caravane. Outre l’enregistrement des recettes générées par les séjours, il est également possible d’enregistrer les dépenses effectuées pour l’entretien par bungalow.
Le module « Contingents » permet de bloquer un nombre contractuel de chambres et de savoir combien de chambres sont encore disponibles pour la vente libre.
Extension à l’aide d’autres solutions wInner.
Tous les produits wInner partagent la même et unique base de données intégrée et offrent ainsi une solution globale unique pour gestion hôtel, conférences & banquets, la gestion des stocks et même vos caisses points de vente. En effet, même le système d’encaissement wInner peut être implémenté en tant qu’entité intégrée unique de wInner FO, ce qui fait notre spécificité dans cette branche. Lors du départ des clients, vous pouvez ainsi, en un seul clic, obtenir et imprimer le détail de la note du bar ou restaurant. Cette intégration complète signifie une plateforme unique pour l’automatisation de tous les départements de l’hôtel et permet dès lors un gain en matériel, en logiciels et en formation. Grâce à l’utilisation d’une base de données unique, les hôtels ne doivent plus faire appel à des interfaces pour le partage des données entre les différents systèmes. Votre personnel dispose des mêmes données centrales pour l’inventaire, les prix, l’historique client et bien plus encore.
Extension au moyen d’interfaces.
wInner FO est un système ouvert et vous offre dès lors une possibilité de couplage avec d’autres technologies telles que les centrales téléphoniques, les systèmes de TV payante, les mini-bars, la comptabilité, les systèmes domotiques et bien d’autres encore.
Ces vastes possibilités d’extension signifient également une diminution non négligeable des coûts (le travail manuel étant automatisé) et une augmentation considérable des recettes (la facturation des coûts sur les comptes clients étant garantie).
Ces interfaces améliorent enfin le service à la clientèle, notamment par l’envoi de messages d’accueil sur la télé après l’enregistrement à la réception, la possibilité de consulter la note et les fonctions de départ rapide par le biais de la télévision dans la chambre ou l’allumage des lumières et l’enclenchement de l’air conditionné grâce à un couplage domotique.
Notre mission.
En tant que leaders dans la fourniture de technologies avancées dans les secteurs de l’hôtellerie et de la restauration, nous vous offrons une expérience de plus de 15 ans ici et à l’étranger. Le recrutement de spécialistes de l’HoReCa nous permet de fournir des produits à la fois efficaces, fiables et adaptés aux besoins du secteur.
Vous pouvez compter sur notre attachement à soutenir pleinement nos produits et nos services et la garantie d’un soutien à un niveau rarement égalé.
La ligne de produits wInner vous aidera à rester compétitif en vous apportant des systèmes qui répondent aux exigences et normes technologiques les plus modernes. Vous pouvez dès lors compter sur l’évolution constante de nos produits.
Nous vous garantissons qu’en choisissant une solution wInner, vous bénéficierez d’une solution de premier choix. Aujourd’hui, mais également à l’avenir.